4 boas razões para começar a automação pelo departamento de compras


Implementar a automação de processos é um objetivo a curto ou a médio prazo para praticamente todas as empresas que querem manter-se na modernidade, mas muitas vezes o projeto esbarra logo na primeira pergunta: por onde começar?

 

Se é verdade que muitos processos de trabalho podem ser automatizados, é igualmente real a dificuldade dos gestores e decisores em decidir qual o departamento a escolher como cobaia.

 

Nesta procura, a escolha acaba por recair quase sempre no departamento das compras e da faturação, e dizemos-lhe já que não é por acaso: este é o departamento mais fácil de automatizar, aquele onde os colaboradores mais agradecem a ajuda da tecnologia e aquele onde a empresa pode sentir um maior impacto – tanto por ter processos automatizados como por não ter.

 

Começamos por explicar melhor o protagonismo dos departamentos de compras quando o tema é automação de processos: em nenhum outro departamento da sua empresa vai encontrar mais tarefas repetitivas, rotineiras e recorrentes – que são, ainda por cima, as tarefas com mais armadilhas e as que provocam um impacto mais direto na empresa em caso de falha, porque geram uma imediata perda financeira.

 

A forma mais fácil de entender a importância deste trabalho é olhar para o processamento de recibos e faturas. Não será difícil de entender que um fornecedor pago com muito atraso fique descontente e suspenda o serviço, ou que um cliente evite repetir uma compra depois de passar por um longo e burocrático processo de correção de um recibo.

Automatizar o serviço financeiro da empresa é, por isso, um bom ponto de partida para quem procura resultados imediatos. Mas porquê avançar, se ali é onde circula o dinheiro e, por isso, é uma área estrategicamente tão delicada?

 

  1. Porque o trabalho é mais fluído

Com os processos de faturação automatizados, acabam-se (quase) todos os “bottlenecks”. Da emissão à aprovação, da validação ao envio vão apenas alguns cliques e todos agradecem.

 

Do lado da gestão, os responsáveis agradecem a redução drástica da margem de erro, porque o sistema só vai deixar passar faturas corretamente preenchidas. Este efeito não só é positivo no mais óbvio – aumenta a eficiência do serviço – como também ajuda a poupar tempo e dinheiro, já que os colaboradores deixam de perder tempo a corrigir processos que tiveram falhas em alguma etapa.

 

A cereja no topo do bolo da automação é ainda o arquivo. Com menos dossiers, menos erro na catalogação e menos investimento em plataformas físicas, os recibos e faturas passam a estar à distância de um clique, a qualquer altura, em qualquer hora e para cada utilizador. Fica ainda construída a base para o segundo ponto que justifica a automação de processos de faturação: o imediatismo.

 

  1. Porque o acompanhamento é em tempo real

Quem gere a atividade financeira de uma empresa sabe que é uma verdadeira montanha russa o dia inteiro. O dinheiro entra e sai a uma velocidade estonteante e os relatórios mensais não dizem tudo – nem podiam -, o que por vezes torna difícil manter o controlo.

 

Com a automação dos processos de faturação, tudo se torna mais simples: não precisa de pedir relatórios nem ninguém tem de parar o que está a fazer para lhos enviar; não precisa de esperar pelo fim do mês, e, sobretudo, pode acompanhar de perto situações mais delicadas que assim o exijam.

 

Outra grande vantagem – sobretudo quando a faturação está associada a um sistema de requisição de compra – é a eliminação praticamente total das emissões por engano. Dito de forma simples: acabam os pagamentos duplicados ou de produtos e serviços que ainda não foram recebidos ou prestados.

 

  1. Porque as auditorias não agitam os nervos

Se já teve o azar de entrar no departamento financeiro perto da data de uma auditoria, sabe bem do que falamos. As auditorias financeiras são muito regulares nas empresas e deixam os colaboradores com os nervos em franja, porque exigem que cada cêntimo gasto e ganho no último ano seja devidamente justificado e comprovado documentalmente.

 

Este processo, realizado de forma manual, é um verdadeiro pesadelo: são milhares de faturas e recibos, guardados em capas e dossiers, que têm de ser catalogados e recuperados a pedido. No entanto, se a empresa recorrer à automação dos processos financeiros, não há preocupação que fique: todos os documentos estão armazenados e devidamente catalogados em formato digital. Fáceis de recuperar em qualquer altura e até fáceis de aglomerar em conjuntos de dados que servem de base aos relatórios mais importantes.

 

Em alguns casos, o sistema até cuida dos relatórios financeiros por si: só tem de dizer-lhe o que quer saber e de que forma e depois deixar a tecnologia fazer a mágica. Melhor… é impossível.

 

  1. Porque a empresa se torna mais competitiva

Na corrida da automação, quem se atrasa perde. Não vamos dizer que é impossível recuperar, mas pode ter a certeza de que é muito mais difícil voltar a acompanhar a concorrência se lhe der espaço de avanço.

 

A automação de processos de faturação pode parecer-lhe, apesar de tudo, um pouco complicada de implementar, mas pense que em causa está não só a experiência da empresa e dos colaboradores como dos próprios clientes e fornecedores – que não vão pestanejar muitas vezes antes de trocar a sua empresa de faturação tradicional (mais lenta, com mais erros) pela empresa concorrente onde as faturas e os recibos são emitidos sem falhas e em poucos dias, mesmo que o seu produto ou serviço seja melhor.

 

Começar a automação pelo departamento de compras não só é um excelente começo do ponto de vista da facilidade da implementação, como é o primeiro passo para se manter a par do mercado à sua volta. Garanta um serviço financeiro sem falhas e só depois terá o tempo e a calma de que precisa para pensar a automação de processos noutras áreas críticas do seu negócio.

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Fernanda Vasconcelos

Autor: Fernanda Vasconcelos

CMO @ Impacting Group

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