Como criar um plano de transformação digital


 

Sabia que mais de 70% dos programas de transformação digital são um fracasso? Implementar a inovação tecnológica nos processos da sua empresa pode ser uma verdadeira revolução para o seu negócio, mas se o processo não for bem conduzido – ou se não tiver um plano concreto de transformação digital – também pode resultar num desastre.

 

Para evitar cair nesta armadilha, é importante que comece por compreender que a transformação digital deve vir de dentro para fora, isto é, deve começar no coração do seu negócio.

 

É provável que, olhando para os processos diários, veja facilmente tarefas que podiam ser automatizadas em pouco tempo ou fluxos de trabalho que podiam ganhar contornos novos, mas também é verdade que, se não envolver o “ADN” da empresa – as pessoas, os processos, a proposta única de valor – as forças naturais da estrutura vão acabar por absorver a inovação digital e forçar a reposição das práticas tradicionais.

 

Como fugir, então, à força da gravidade que já se instalou na sua empresa? Criando um plano de transformação digital e implementando-o com disciplina. Este plano deve ser dividido em quatro secções distintas, cada uma delas com decisões a tomar e análises a fazer:

 

       1.Esclarecer a ambição do negócio

       2.Planear o processo de transformação

       3.Planear o orçamento

       4.Manter o momentum

 

1.Esclarecer a ambição do negócio

Este ponto é a base de um processo de transformação digital. Em que ponto está o seu negócio? Para onde quer ir? Que iniciativas poderiam ser desenvolvidas para revolucionar o seu negócio ou dar-lhe o boost necessário para ultrapassar a concorrência?

O plano de transformação digital tem que assentar nas necessidades do negócio e a sua implementação deve ser um forte contribuidor para o atingimento dos KPIs da empresa.

 

Nesta fase não se deve concentrar na tecnologia em si, mas sim no que ela poderia fazer pelo seu negócio, pelos seus clientes, pelos seus colaboradores.

 

Avalie o gap entre a situação atual e a desejada, em quanto tempo quer lá chegar e quais as iniciativas que irá desenvolver para o conseguir. Priorize essas iniciativas para que fique claro quais as que são imprescindíveis e as que podem cair se não houve tempo ou recursos financeiros suficientes. De seguida avalie que tecnologias poderiam ser usadas para concretizar cada iniciativa de negócio, quais as vantagens e inconvenientes de cada uma, os respetivos custos e prazos de implementação… para poder finalmente decidir o que fará sentido implementar. Se tiver dificuldades nesta última parte, peça ajuda a uma empresa especializada em processos de transformação digital.

 

2.Planear o processo de transformação

Não basta iniciar a implementação de processos inovadores e esperar que eles corram sozinhos até ao fim. A inovação digital das empresas é um esforço intenso e contínuo que exige muito acompanhamento para não descarrilar. Mantenha assegurados alguns pontos fulcrais deste acompanhamento:

 

Escolha os líderes

Qualquer processo em qualquer empresa precisa de um líder que aponte uma direção a seguir e a inovação digital não é exceção. Assim, e porque está em causa uma mudança estrutural que, muitas vezes, é radical, o primeiro cargo de liderança é atribuído mesmo ao CEO da empresa. Este deve tomar a inovação em mãos, dar o exemplo, motivar as equipas e apontar o caminho.

 

Quando se fala em inovação tecnológica, contudo, fala-se da combinação de várias tecnologias que vão impactar em múltiplos setores da empresa, pelo que dificilmente o CEO consegue assumir a liderança sozinho. Assim, aproveite o plano de inovação tecnológica para juntar um grupo de líderes mais seniores e delegar neles a responsabilidade de conduzir os esforços diários em cada uma das áreas da empresa.

 

Este grupo de líderes não tem de ser grande, mas convém que seja variado nas competências e conhecimentos. Também é importante que inclua executivos de diferentes setores da empresa e pelo menos um que entenda a mecânica do negócio de forma profunda e outro que seja perito em tecnologia (tipicamente o CTO). Ter no grupo um líder mais experiente em processos de gestão da mudança também é uma enorme vantagem.

 

Claro que é essencial que cada um dos elementos deste grupo de líderes tenha uma personalidade e uma visão enquadradas no que é um processo de inovação digital: devem ser focados em objetivos ambiciosos, abertos à cooperação com outras áreas e dispostos a assumir os riscos inerentes a uma alteração profunda na estrutura base da empresa.

“Venda” a ideia

Assuma o processo de inovação digital numa perspetiva de campanha: vai ter de o explicar, descrever, esclarecer e comunicar de forma constante para que todos se sintam envolvidos e ninguém fique com dúvidas.

 

Recorra aos formatos e canais de comunicação mais relevantes e adapte as mensagens a cada tipo de recetor. Decida o que dizer, a quem e em que momento, e defina um conjunto de influenciadores – internos e externos – para ajudarem a propagar a mensagem.

 

Uma abordagem popular para esta fase é a transformação do processo numa marca com identidade própria. Atribua um nome ao processo de transformação digital e comunique-o como algo a que todos pertencem.

 

Acompanhe (muito)

Conhece as leis de Murphy? Por mais perfeito que seja o seu plano de transformação digital, pode partir para a ação com a certeza de que o imprevisto vai acontecer. De ações que não tiveram o resultado pretendido a desenvolvimentos que acontecem sem ninguém prever, há todo um leque de possibilidades que podem exigir mudanças de rumo repentinas.

 

Estabeleça à partida um conjunto de normas para regular o processo de decisão nestes casos. Assim evita que os imprevistos desestabilizem a equipa de líderes e agiliza a reação da estrutura na hora de se ajustar.

 

Mantenha um quadro de acompanhamento do processo e planeie reuniões regulares com a equipa de líderes para avaliação das implementações em curso. Recorra a métricas de avaliação menos tradicionais e mais voltadas para a evolução a longo prazo – como a adoção digital, os registos nas plataformas digitais ou o envolvimento -, porque são estas que vão dizer-lhe se o plano está a resultar ou se está a cair na armadilha de uma implementação provisória.

 

3.Planear o orçamento

A implementação da inovação digital nas empresas é um composto de vários projetos autónomos que correm em simultâneo. Do ponto de vista do financiamento, isto quer dizer que vai ter de gerir pequenos pedaços de orçamento em simultâneo, em vez do habitual projeto a longo termo com uma alocação financeira única.

 

A alocação de orçamentos torna-se, assim, dinâmica e não se compadece com os planos anuais tão habituais nas empresas. Para sustentar o processo, vai ter de ficar atento e fazer ajustes regulares, o que lhe exige maior esforço de gestão.

 

A boa notícia, por outro lado, é que quando um projeto não estiver a ter os resultados desejados vai conseguir reduzir a alocação que lhe foi atribuída e distribuí-la por outros projetos que estejam a ter maior sucesso, potenciando ainda mais os resultados.

 

O ideal nestes casos é que a revisão orçamental seja feita mensalmente para manter a agilidade da resposta.

 

4.Manter o momentum

Parecendo que não, é das partes mais difíceis de um projeto a longo prazo e a transformação digital não é exceção. Um investimento inicial forte vai fazer com que o processo comece acelerado, mas consegue aguentar o ritmo de investimento para não perder energia?

 

A resposta é: depende. Se o processo de transformação digital não for planeado, a verdade é que vai sentir dificuldade em manter a força de investimento necessária para que o ritmo se mantenha. No entanto, se aproveitar esta fase do planeamento para organizar as iterações, é bem capaz de conseguir que, a partir de certo momento, o projeto se financie a ele próprio e seja capaz de manter o ritmo.

 

Para conseguir este efeito, planeie todas as iterações do processo de inovação e anote os projetos que vão ser executados. Depois, analise cada um deles e destaque os que devem resultar em retornos mais rápidos. É por estes que vai começar. Enquanto eles correrem, mantenha o investimento forte; quando começarem a dar retorno, vá substituindo gradualmente o seu financiamento pelas verbas que eles rendem. No longo prazo vai notar que reduziu os custos de implementação sem sacrificar o sucesso da operação.

 

 

Implementar a transformação digital em empresas já estabelecidas é muito mais difícil do que implementá-la em empresas recentes. Não subestime a força das práticas já instaladas e não sobrestime a disposição dos seus colaboradores para mudarem os fluxos de trabalho. Mantenha-se motivado, motive todos os agentes do negócio e transforme a inovação digital num marco de sucesso do seu negócio.

Nuno Morais

Autor: Nuno Morais

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