O que é uma blacklist (e como sair de uma)


As Blacklists – ou listas negras – são o principal pesadelo de quem corre campanhas de e-mail com regularidade, e há todos os motivos para que assim seja: elas podem travar os e-mails enviados, bloquear endereços e, em última instância, deitar por terra toda uma estratégia de comunicação digital.

É, por isso, essencial que, se o seu negócio utiliza o e-mail para comunicar com o público, esteja a par de tudo o que tem a ver com estas infames listas negras – sobretudo no que diz respeito a boas práticas e a formas de evitar cair nestas armadilhas.

O que são blacklists?

As blacklists são listas negras de e-mail que dão indicação aos recetores de que as mensagens que envia não foram solicitadas e são spam. De forma mais simples, são listas que ditam quem vê a sua mensagem entregue na caixa de e-mail do destinatário e quem fica relegado para a indesejável caixa de spam.

A blacklist não trava só um e-mail

A parte mais grave de entrar para uma blacklist é que o impacto vai fazer-se sentir em todas as suas campanhas atuais e futuras. Na realidade, a blacklist não bloqueia apenas um e-mail específico, mas um IP e/ou um domínio. Por exemplo, se o seu domínio for referenciado numa lista negra, pode preparar-se para ver bloqueados todos os e-mails que enviar desse domínio, independentemente de terem ou não mensagens que foram subscritas pelos recipientes.

Também é importante frisar que as blacklists são de uso comum, e que há vários operadores de e-mail que recorrem a elas e as aplicam em todos os endereços. Assim, mesmo que tenha sido apenas um utilizador a referenciar o seu IP como spammer, a reclamação vai impactar em todos os e-mails que enviar para endereços do mesmo operador (por exemplo, todos os e-mails que enviar para endereços Gmail ou Hotmail).

Nem todas as listas são iguais

Felizmente (ou infelizmente), nem todas as blacklists são iguais, ou seja, nem todas têm o mesmo efeito devastador. Na realidade, há listas consideradas mais fiáveis que outras, e isso faz com que tenham impactos diferentes nos principais operadores de e-mail. Se cair numa das listas mais famosas, é provável que os resultados das suas campanhas de e-mail caiam a pique – mas se, por outro lado, cair numa lista de menor reputação, o impacto nas suas campanhas vai ser reduzido ou até praticamente nulo.

O que faz com que fique numa blacklist

Nem só de queixas de spam se faz uma blacklist. Nos dias que correm, uma base de contactos que tem pouca interação com as mensagens que recebe é um risco, porque dá a entender aos filtros que não está interessada nos e-mails que recebe – e que provavelmente nem sequer subscreveu aqueles envios.

Os chamados “bounces”, ou seja, e-mails que “voltam para trás” porque o endereço não existe também são um indicador de que está a enviar mensagens a uma base de dados indistinta.

No fundo, são vários os fatores que contam para uma blacklist, sendo que o objetivo final é reconhecer a reputação de um IP ou domínio, com base em dados mais ou menos objetivos.

Como evitar entrar numa blacklist

Evitar entrar numa blacklist é sempre muito mais fácil do que sair dela depois de lá ter o registo. Assim, partilho consigo algumas boas práticas que ajudam a manter-se longe das listas negras.

1. Envie mensagens só a quem pediu

Limitar a sua base de dados apenas aos contactos que a ela subscreveram ativamente pode parecer-lhe pouco tentador quando, à sua volta, há tantos e-mails para “pescar”, mas é uma forma garantida de se manter a salvo das armadilhas de spam.

Utilizadores que recebem mensagens às quais não subscreveram fazem queixas de spam e disparam os alarmes sobre o seu domínio. Por outro lado, recipientes desinteressados não interagem com as suas mensagens, o que também dá aos operadores de e-mail a indicação de que os seus recados não estão a ser bem recebidos pela audiência.

2. Limpe a sua base de dados com regularidade

É compreensível que lhe pareça má política eliminar ou “adormecer” contactos da sua base de dados, porque ela encolhe, mas pense bem: se um contacto não abre um e-mail seu há dois anos, porquê (e para quê) mantê-lo na base? Ele vai continuar a receber e-mails e a não interagir, e isso tem um preço ao nível da reputação do seu domínio.

Estabeleça um critério de eliminação de contactos e faça uma limpeza regular. Não precisa de apagar definitivamente os contactos menos ativos – pode simplesmente passá-los para uma lista à parte e enviar-lhes mensagens menos frequentes, para não alarmar tanto os filtros de spam.

3. Evite inserir manualmente contactos na base de dados

A inserção manual de e-mails tem uma margem de erro altíssima: é um ponto que ficou vírgula, é um “m” trocado por um “n”… estes contactos errados ficam na base de dados e vão gerar “bounces” nos seus e-mails, despertando os filtros de mensagens indesejadas.

Sempre que puder, recolha os e-mails em formulários e, de preferência, faça validação antes de os deixar na base de dados para utilização.

4. Escolha uma boa plataforma de gestão de e-mail

Não é por acaso que existem no mercado plataformas como a da Smarkio para gerir as suas campanhas de e-mail. Em causa não está apenas o agendamento de mensagens, mas – e sobretudo – uma gestão inteligente dos IPs, dos domínios e das bases de dados.

A ferramenta de e-mail da Smarkio, por exemplo, permite-lhe estabelecer critérios de “limpeza” regular da base de dados, mantendo os seus contactos sempre cuidadosamente organizados. A tecnologia também lhe garante proteção adicional das armadilhas de spam, porque o alerta sobre as fragilidades dos seus e-mails. No fundo, é uma forma de conseguir seguir todas as boas práticas acima descritas sem precisar de se preocupar nem de ter conhecimentos técnicos avançados.

Dou-lhe um exemplo prático: com o Smarkio é possível definir uma regra no envio de e-mails que vai travar qualquer envio para contactos que não têm qualquer tipo de interação há “x” dias (é tudo definido por si tendo em conta as especificidades do seu negócio). 

Como saber se está numa blacklist

Se os resultados das suas campanhas de e-mail têm sido fracos e desconfia que está numa blacklist, há formas de o confirmar. Experimente validar o seu IP e domínio em sites da especialidade, como o da MXToolBox, que lhe diz na hora se está registado em alguma das listas negras existentes.

O que fazer se já estiver numa blacklist

Os procedimentos a tomar em caso de registo em blacklist dependem do contexto em que se insere. Em plataformas de e-mail que usam IPs partilhados (ou seja, IPs de onde saem as suas mensagens, mas também a de outras empresas), o seu registo em blacklist vai afetar negativamente todos os outros utilizadores do mesmo IP e pode valer-lhe a expulsão. A empresa que gere esse IP vai depois cuidar da “limpeza de reputação” para salvar os outros utilizadores.

Se, pelo contrário, for dono e senhor de um IP só seu, ninguém o expulsa, mas vai ter de assumir todo o esforço de recuperação da sua reputação. Para isso, o melhor é começar a seguir à risca todas as boas práticas de envio de e-mails: limpar cuidadosamente a sua lista, enviar e-mails só aos utilizadores mais ativos e ser extremamente responsável no que toca à frequência de envios. A recuperação não é garantida, mas pode ser que seja tirado do “castigo” se der provas de bom comportamento.

A importância das plataformas integradas

Agora que está a par da dor de cabeça que uma blacklist pode representar, torna-se compreensível a grande vantagem das plataformas integradas. Serviços como o da Smarkio, por exemplo, ajudam-no a combinar a recolha, registo e gestão de contactos, bem como a criar campanhas de e-mails à prova de armadilhas de spam. O investimento acaba por ser rentável não só do ponto de vista da poupança de tempo, mas também ao nível da proteção das suas próprias campanhas, cujo sucesso não fica comprometido.

Autor: Lynda Lourenço e Faro

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios marcados com *